Neo Interativa e você - Setembro/2010 (Newsletter)

Sumário
Neste mês - Nunca foi tão importante ser sociável
Dica do mês - A importância da área de TI na sua empresa
Você sabia que... - O Boleto Pro permite dividir seus faturamentos por tipo de receita?
Sua empresa hoje - Você já fez a análise SWOT de sua empresa?

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Neste mês
Nunca foi tão importante ser sociável

O mundo está globalizado. Isso quer dizer que nos relacionamos com pessoas do mundo inteiro e não mais apenas com as de nosso meio social.

Os valores humanos mudam de acordo com o povo e com a localização geográfica.

O que é perfeitamente natural para um povo pode ser completamente imoral em outro. O que é indiferente para um povo pode ser um tabu para outro. O que é comum para um povo é sagrado para outro. Para entender os hábitos e costumes de cada povo e nação é necessário um profundo estudo histórico e antropológico para buscar as raízes de cada comportamento e tradição.

O primeiro passo para vivermos em harmonia em qualquer sociedade é tratar as outras pessoas como gostaríamos que nos tratassem.

Para conseguirmos conquistar a confiança de uma pessoa, seja em uma negociação no mundo dos negócios, de um subordinado de nossa equipe ou de um superior hierárquico, ou mesmo em outras situações, precisamos ser confiáveis e que a outra pessoa confie em nós.

E como nos tornamos uma pessoa confiável?

Apesar de ser algo muito subjetivo, ao adotarmos algumas atitudes e comportamentos, transmitimos confiança a quem nos relacionamos.

Vale a pena refletir em alguns pontos que devemos por em prática:
• Respeitar as diferenças.
• Saber ser humilde, mas nunca subserviente.
• Não ser arrogante em situação alguma.
• Sempre precisamos da outra pessoa em todas as situações.
• Ouvir sempre o que as pessoas têm a dizer, ser um ótimo ouvinte.
• De forma alguma estamos sempre com a razão.
• Opinar é importante, mas nunca impor nossa opinião.
• Ter sempre um propósito claro e objetivo.
• Ser compromissado e pontual.
• Encorajar as pessoas e agir com atitudes positivas e entusiásticas.
• Procurar sempre falar no mesmo tom de voz que a outra pessoa.
• Olhar sempre nos olhos da pessoa durante o diálogo.
• Ser voluntarioso, surpreender com um gesto ou ação gentil e inesperada.

E o mais importante em tudo isso: seja honesto! Ninguém é confiável se não for verdadeiramente de confiança.



Dica do mês
A importância da área de TI na sua empresa

Você abriu um pequeno negócio porque é muito bom em produzir um determinado produto ou serviço. O produto é bom, por isso vende muito. Por vender muito, em pouco tempo a empresa cresce e, devido a essa evolução, tudo na empresa cresce junto: todos os processos e funções de uma empresa, como por exemplo, contabilidade, financeiro, RH (recursos humanos), logística, TI (tecnologia da informação), etc.

Você é muito bom em produzir o seu produto, mas e nessas outras áreas citadas (a de TI, por exemplo)? Você está preparado para gerir as áreas que não são sua especialidade?

Nesse momento, muitas pequenas empresas começam a ter problemas ou até mesmo quebram, porque o empreendedor não consegue perceber que apesar de ser competente na produção do produto, ele não domina as outras áreas.

A área de TI como o próprio nome já diz, é tecnologia e, portanto, deve ter um profissional responsável por essa área. Muitas empresas pequenas “dão um jeito” no dia a dia quanto às necessidades de TI e não dispõem de um profissional que de fato conheça tudo que envolve a área.

O resultado muitas vezes é catastrófico; equipamentos mal dimensionados, estruturas de redes deficientes, antivírus desatualizados, gastos excessivos com cartuchos de impressoras, total falta de rotina de procedimento de backups, desgastes completamente desnecessários com formatações de HDs de máquinas, aquisição de softwares que não atendem a demanda da empresa por terem sido mal dimensionados, perdas de programas por falta de controle das documentações de Software e, o que é ainda pior, perda de dados (entenda, em outras palavras, como perda de parte do histórico da empresa).

É certo que a pequena empresa não terá condição de ter um departamento de TI, mas o que ocorre é que muitas empresas julgam que será necessário apenas contratar os serviços de um técnico em hardware autônomo que, de vez em quando, passará na empresa para verificar uma máquina que está com problemas.

Para que os diretores e colaboradores não tenham surpresas, nem problemas referentes a TI, é necessário que haja um profissional de TI com dedicação exclusiva na empresa.

O profissional de TI não será responsável pela execução de todas as ações, mesmo porque, no atual estágio da informática, é impossível um profissional executar tudo em informática. Mas ele será a pessoa capaz de administrar todos os serviços envolvidos, como por exemplo:

• Contratação de profissional para manutenção de hardware, profissional de rede, Administrador de Servidor e acompanhar a execução dessas prestações de serviço.
• Contratação de webdesigner ou webmaster.
• Contratação de provedores de Internet e e-mail.
• Contratação de serviço de manutenção de impressoras e recarga de cartuchos.
• Análise de dimensionamento de softwares a serem adquiridos, instalação de softwares ou acompanhamento de implantação.
• Outras funções mais.

Hoje em dia, nenhuma empresa consegue competir no mercado se não possuir uma estrutura de informática, por menor que seja. A verdade é que a maioria das empresas estão completamente dependentes da informática. Portanto, não seria exagero algum afirmar que o profissional de TI é indispensável para as empresas.



Você sabia que...
O Boleto Pro permite dividir seus faturamentos por tipo de receita?

Você trabalha com o Boleto Pro, tem diversos tipos de faturamento e quer saber quanto faturou com cada tipo de faturamento. Para isso, basta utilizar o recurso centro de receita.

Clique em Exibir > Cadastro > Centro de Receita (Abrirá a janela Centro de Receitas).

Clique em Inserir.

Digite o nome que deseja para o centro de receita.

Clique em Ok e clique em Fechar.

Ao emitir o boleto, no assistente de emissão, no passo 3 escolha o centro de receita do boleto que estiver emitindo.

Para gerar um relatório por centro de receitas, vá ao painel Títulos.

Clique no botão Filtrar, escolha o centro de receita.

Clique em Ok.

Se desejar poderá refinar ainda mais o seu relatório com as demais opções de filtro.

Feito isso poderá imprimir o relatório clicando no botão Imprimir Relatório.



Sua empresa hoje
Você já fez a análise SWOT de sua empresa?

A análise SWOT é uma ferramenta de marketing muito usada por empresas no mundo todo, principalmente por empresas grandes, mas é aplicável a qualquer tipo de empresa e até mesmo em nossas vidas pessoais.

Essa ferramenta faz a análise do cenário ou ambiente para o planejamento estratégico.

A palavra SWOT é uma sigla inglesa para forças (Strengths), fraquezas (Weaknesses), oportunidades (Opportunities) e ameaças (Threats).

Deve-se analisar o ambiente interno e externo da empresa, dividindo-se em quatro campos: Os dois primeiros campos são Forças e Fraquezas e referem-se à análise interna da empresa. O terceiro e quarto campos são Oportunidades e Ameaças e referem-se à análise externa da empresa.

Interno
Forças e Fraquezas podem ser, por exemplo:
• Força de trabalho.
• Dedicação dos colaboradores da empresa.
• Instalações da empresa.
• Qualidade do produto e sua aceitação por parte do consumidor.
• Atendimento ao cliente.
• Fluxo de caixa.
• Patentes.

Muitas são as forças e fraquezas que poderão ser analisadas em uma empresa. Deve-se analisar os pontos internos na empresa que são seu pontos fortes e fracos. Aos fortes deve-se fazer a manutenção desses pontos garantindo que não serão perdidos ou afetados. Os pontos fracos deverão ser trabalhados no sentido de serem melhorados ou eliminados para que sejam os menores possíveis.

Externo
Oportunidades e Ameaças podem ser, por exemplo:
• Eficácia na política de preço.
• Poder de venda.
• Inovação.
• Distribuição.
• Novas tecnologias.
• Mudanças na legislação.
• Concorrentes.

A lista dependerá de empresa para empresa, de mercado para mercado. O importante é analisar todos os pontos onde a empresa tem suas melhores oportunidades e onde estão as maiores ameaças no cenário externo da empresa.

A princípio, para uma empresa pequena pode parecer difícil fazer, ou até mesmo ineficaz. No entanto, apenas quando uma empresa tem consciência de seus pontos fortes e fracos é que poderá saber quais pontos deverão ser trabalhados, no sentido de se tornar mais eficaz.

Muitas são as fontes para fazer o levantamento das informações. Não é necessário contratar assessorias ou empresas de pesquisas. Muitas das informações estão ao alcance da empresa.

Internamente as forças e fraquezas poderão ser facilmente observadas realizando-se pesquisas internas com os colaboradores. Relatórios internos, estatísticas de produção, estatísticas de “turn over” (rotatividade de recursos humanos) e estatísticas de vendas podem ser ótimas fontes de informações.

Externamente, as oportunidades e ameaças podem também ser facilmente levantadas com pesquisas na Internet: posicionamento em relação a concorrentes, posicionamento no mercado, pesquisas de opinião junto aos clientes, suas observações, publicações especializadas no ramo em que a empresa atua, índices oficiais do governo, observações de vendedores externos.

Feita análise SWOT você terá uma visão clara de quais pontos deverá trabalhar e aperfeiçoar em sua empresa.



Um grande abraço,


Neo Interativa – Precisão em Software
info@neointerativa.com.br
www.neointerativa.com.br

Neo Interativa e você - Agosto/2010 (Newsletter)

Sumário
Neste mês - Nunca foi tão importante ler e escrever
Dica do mês - Upgrade de memória RAM
Você sabia que... - O Boleto Pro pode ajudá-lo a calcular as comissões de vendas?
Sua empresa hoje - A aparência da sua empresa pode ser fator decisivo no momento da venda

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Neste mês
Nunca foi tão importante ler e escrever

Nos dias atuais, ler, escrever e ter o mínimo de domínio da língua é fundamental. Se fizermos uma breve observação da História, de alguns séculos para cá, veremos o quanto a utilização da escrita e da leitura evoluiu.

Na idade média a maioria das pessoas na Europa eram analfabetas, incluindo alguns reis, como Carlos Mágno, por exemplo. Esses reis, para se comunicarem com outros reis, utilizavam o trabalho de escribas, que eram homens de altíssimo valor na época. Não havia a impressão de livros, jornais, etc. A escrita era algo raro, complexo e para poucos.

Por volta de ano de 1700 o índice de alfabetização na Europa era de 30 a 40%. Já em 1850, esse índice atingia mais de 50%. No século 20 o analfabetismo na Europa se tornou inaceitável.

Hoje, se levarmos em conta toda a rede mundial, a Internet é 90% em inglês, o que significa que não basta mais saber ler e escrever na língua materna, mas também em inglês.

A evolução da utilização da escrita se torna muito evidente se observarmos alguns lançamentos literários dos últimos anos: Os livros O Senhor dos Anéis e Harry Potter, mundialmente conhecidos e lidos por milhões de pessoas. Ambos, apesar de serem compostos de três e de sete volumes, respectivamente, na verdade, cada qual é apenas uma única estória dividida em vários livros.

Os três volumes da edição brasileira do livro O Senhor dos Anéis, juntos somam 1472 páginas. Os sete volumes dos livros de Harry Potter, somam juntos, nada mais nada menos que 3289 páginas. O leitor que se deleitou com as duas fascinantes estórias, teve de ler 4761 páginas.

Neste exemplo fica muito evidente que a capacidade de ler, e ler muito, se tornou, por demais necessária, para ficarmos atualizados e participantes da sociedade moderna.

No ambiente de negócios, hoje, todas as empresas utilizam cada vez mais o e-mail. Enviam mensagens aos seus clientes, fornecedores e outros contatos. Em razão disso, espera-se que esses e-mails sejam claros, objetivos e precisos. Sem o domínio da língua não é possível atender a essa demanda crescente dessa modalidade de comunicação, com a necessária qualidade.

Ao contrário do que se pensava até a década de 80, quando se achava que o telefone sepultaria a comunicação escrita, com o decorrer dos anos, a necessidade de escrever e ler aumentou muito. São revistas, jornais, relatórios, e-mails, mensagens SMS, celulares, redes sociais, etc, com milhões de mensagens e textos escritos. Os sites e blogs estão recheados de textos para serem lidos, apesar de todo esforço dos webmasters em mantê-los o mais sucintos e o mais objetivos possíveis.

Quem trabalha com importação e exportação sabe o quanto o e-mail é uma ferramenta vital em seu dia a dia, pois é muito mais fácil se comunicar por escrito com outra pessoa que não fala nosso idioma, do que por telefone. Além disso, resolve o problema da diferença de fuso horário com o outro país. Neste caso, basta enviar um e-mail de acordo com o seu horário e, quando a pessoa no outro pais estiver disponível, ela lerá a mensagem.

A melhor forma de aperfeiçoar a leitura e a escrita é lendo muito. Um progresso adicional na escrita ainda pode ser obtido através do constante estudo da Gramática e escrevendo-se muito.



Dica do mês
Upgrade de memória RAM

Após algum tempo de uso, você descobriu que a capacidade de memória RAM (memória temporária) da sua máquina está insuficiente. Você quer aumentar a quantidade de memória RAM da sua máquina, mas não tem a menor idéia de qual tipo de memória ela utiliza. Abrir a sua máquina vai dar um trabalhão. Sem falar que você terá que desligá-la, deixá-la parada por algum tempo, e você ou um colaborador da sua empresa irá ficar parado. Isso apenas para se certificar de qual tipo de pente de memória você deve comprar.

Felizmente há uma forma muito mais prática e menos dispendiosa de ver, exatamente, qual tipo de memória sua máquina utiliza.

Você poderá baixar gratuitamente da internet o programa CPU-Z em sites de download. Baixe-o do seu site de download preferido.

Após aberto, o programa se resume em apenas uma tela com 7 guias. Clique na guia Memory. Esta guia mostra a quantidade de memória que sua máquina possui. Clique na guia SPD. Em Memory Slot Selection você verá as informações de cada módulo de memória instalado em sua máquina. Na mesma guia você poderá ver o slot (módulo) que é o tipo de memória. Provavelmente ele mostrará DDR, DDR2 etc.

Verifique no campo Max Bandwidth a velocidade da memória, que é medida em megahertz (MHz). Por último, verifique a voltagem, no último campo, que estará em volts.

Pronto! Agora você tem todas as informações para fazer uma compra segura. No ato da compra, atente que há memórias para Desktop (computador de mesa) e notebooks. As de notebooks são menores e, portanto, incompatíveis com os Desktops.



Você sabia que...
O Boleto Pro pode ajudá-lo a calcular as comissões de vendas?

Um dos mais extraordinários recursos do Boleto Pro é, sem dúvida, o relatório. Explorando os recursos do Boleto Pro você descobrirá que ele oferece muito mais que apenas a emissão de boletos.

Você quer calcular a comissão dos vendedores. Para tanto, precisa saber quanto eles venderam no período. No entanto, não basta saber quanto eles venderam pois, se as vendas foram feitas de forma parcelada, e a comissão é paga conforme as parcelas forem sendo pagas por seus clientes, você precisará saber qual o total de recebíveis no mês.

Com o Boleto Pro isso não é problema.

Clique no item de menu Exibir > Cadastro > Vendedores.

Cadastre os vendedores.

Ao emitir os Boletos, no passo 3 do Assistente de Emissão de Boletos, selecione o vendedor para qual se refere aquela cobrança. Faça isso para todos os boletos emitidos e que impliquem comissões. Sendo necessário, é possível editar um determinado boleto e atribuir o vendedor de acordo com a venda.

No final do período de apuração para as comissões, clique no botão Filtrar Boletos na barra de ferramentas.

Na tela filtrar Boletos clique na guia Cobrança.

Caso a comissão seja paga apenas para títulos pagos, em Situação marque Pagos.

Escolha o vendedor.

Clique na guia Valores.

Escolha o período de vencimento.

Clique em OK.

Pronto! Ai estão todos os títulos e o total das vendas desse vendedor.

Caso deseje imprimir o relatório, clique no botão Imprimir Relatório com informações sobre boletos já emitidos.



Sua empresa hoje
A aparência da sua empresa pode ser fator decisivo no momento da venda

Você resolve visitar um dos seus prováveis fornecedores de insumo de produção para avaliá-lo. Chegando em frente à sede dessa empresa, percebe de pronto que o imóvel é muito antigo e a fachada está mal cuidada, sem nenhum cuidado com questões de segurança e estética.

Ao entrar na empresa é conduzido pela mesma porta onde um caminhão está sendo descarregado. Os colaboradores que estão atendendo esse caminhão, descarregam caixas pesadas de cima do caminhão. Esses colaboradores trajam camisetas surradas, bermudas e chinelos de dedo.

Você é conduzido por uma senhora que, à primeira impressão é encarregada dos serviços gerais da empresa, até um corredor com algumas salas separadas por divisórias muito frágeis. Esta senhora pede que aguarde um instante em uma salinha. Dessa salinha é possível ver boa parte da empresa pois, onde deveria haver vidros nas divisórias, não há nenhum. As paredes estão muito sujas e percebe-se que não são pintadas há muitos anos. Há uma pintura na parede a qual identifica o lugar onde deveria haver um extintor de incêndio.

Você fica em dúvida se senta ou não, pois nessa sala há uma velha poltrona com o estofado muito desgastado e com rasgos de onde sai a espuma interna. A poltrona está com aspecto de encardida.

Pode-se ouvir o barulho de várias máquinas funcionando e, quando a porta no final do corredor é aberta, o barulho é ensurdecedor. Você “dá uma espiadela” quando a porta é aberta e percebe que todos os colaboradores nas máquinas usam roupas comuns, muito surradas e sem o protetor auricular.

Dentro da empresa está muito quente, não há ventilação, você olha para o lado e vê um filtro de barro quase preto de limo e sujeira, o que o faz decidir a ficar com sede.

Você compraria dessa empresa? Acho que não.

Infelizmente, esse é o retrato de muitas pequenas empresas no país e que, felizmente, vem mudando aos poucos.

No entanto, vamos mudar de lado. E se o seu cliente for visitar a sua empresa? O que ele encontrará? Qual será a sua impressão?

Muitas vezes, por estarmos acostumados com o ambiente físico da empresa, não nos damos conta de sua má aparência.

Vale a pena prestar a atenção em alguns pontos que seu cliente com certeza poderá observar:
• A fachada da empresa é o que oferecerá a primeira impressão.
• Deve haver uma porta social ou pelo menos uma forma segura e confortável de adentrar a empresa.
• Os colaboradores de produção devem estar uniformizados e com equipamentos de segurança (EPI).
• As paredes devem estar o mais limpas possível.
• Deve haver sinalização indicando cada área e setor da empresa.
• Os móveis devem estar em bom estado de uso.
• O ambiente interno deve ser ventilado.
• Os equipamentos de segurança patrimonial devem estar em local correto e com vistoria dentro do prazo.
• Os setores administrativos devem ter vedação contra os ruídos produzidos por máquinas de produção.
• Os sanitários devem ter o mínimo de higiene possível.
• Deve haver água potável ao alcance de todos que estiverem dentro da empresa.
• Os colaboradores devem estar aptos a receberem visitas e, de preferência, haver um ou mais colaboradores especialmente treinados para essa função.

Esses são poucos e pequenos exemplos do muito a se atentar dentro da empresa para que esta ofereça condições de bem estar aos seus colaboradores e visitantes, transparecendo equilíbrio, sobriedade, conforto, segurança e, por conseguinte, qualidade.

Antes de vender o seu produto ao seu cliente, você deve vender a imagem da empresa. Essa imagem é que criará a confiança no seu cliente.



Um grande abraço,


Neo Interativa – Precisão em Software
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