Neo Interativa e você - Outubro/2013 (Newsletter)

Neo Interativa e você - Outubro/2013


Sumário
Neste mês - O melhor presente para se dar a uma criança
Dica do mês - Proteja o computador de descargas elétricas
Você sabia que... - O Boleto Pro pode ajudar a desejar Feliz Natal?
Sua empresa hoje - Gestão de empresa

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Neste mês
O melhor presente para se dar a uma criançaNo mês de outubro temos o dia das crianças e estamos nos aproximando do Natal. Duas datas que, tradicionalmente, damos presentes às crianças. No entanto, quase sempre as pessoas compram brinquedos. Será que essa seria a única e melhor opção?

Certa vez presenciei algo que me fez refletir a respeito:

Em um sábado muito ensolarado, logo pela manhã, fui a uma grande livraria em um shopping no bairro das Perdizes, em São Paulo.

Estava folheando um livro, lançamento de marketing, quando meu olhar cruzou com uma cena que me chamou muito a atenção e jamais esquecerei.

Uma jovem senhora, de presumíveis 28 a 30 anos, estava no setor de literatura infantil, sentada no chão encarpetado da livraria, de pernas cruzadas, com um livro infantil em cima das pernas. À sua volta estavam cinco crianças com idades entre 3 e 6 anos. Crianças lindas, sorridentes e com os olhinhos luminosos, vidrados na jovem senhora que lia a estória infantil para elas.

Aproximei-me e sutilmente assisti detidamente aquela cena. Confesso que fiquei maravilhado com aquele raro exemplo. Uma jovem, em um lindo sábado de manhã ensolarado, ali, lendo estória infantil para as crianças.

As crianças pareciam ser suas filhas, porém não todas, pois ela parecia ser jovem para ser mãe de todas. No entanto, com certeza, eram merecedoras de seu afeto e, talvez, algumas fossem sobrinhos.

Em poucos instantes, um jovem rapaz, que parecia ter idade aproximada a da moça e que presumi ser o esposo dela, aproximou-se e disse a ela: "Vamos?". Ela olhou sorridente para ele e disse: "Calma, as crianças estão curtindo a estória. Agora não".

Todo profissional de marketing, com o tempo, desenvolve um forte instinto observador. Observando aquele jovem casal, pude notar pela forma de se portar, de falar e de se vestir, que se tratavam de pessoas cultas de classe média alta. Isso me fez refletir:

Uma moça, ainda jovem, estava lendo para crianças e, desta forma, ensinando e incentivando nos pequeninos o prazer e amor à leitura.

Tudo indicava que ela tinha uma ótima renda, pois a bolsa, e as etiquetas das roupas e sapatos que usava denunciavam isso.

Naturalmente, ela, para alcançar essa renda, tinha boa formação, o que lhe conferia cultura.

Não restava dúvida que ela estava procurando incentivar e transmitir às crianças a importância da leitura e do estudo, pois, como é natural, esperava que o futuro, com boa posição social, daquelas crianças, às quais demonstrava amar, seria alcançado através do estudo.

Poderíamos então concluir que um dos melhores presentes para se dar a uma criança é um livro? Sim, porém, apenas o livro seria insuficiente. Na verdade, o melhor presente é o que aquela moça estava dando às crianças: o prazer e o amor à leitura.

Para ensinarmos uma criança a ter amor pela leitura, temos que dar o exemplo. Temos que ler para elas e mostrar que nós também lemos.

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Dica do mês
Proteja o computador de descargas elétricasNormalmente, uma pequena empresa começa em um pequeno imóvel, com um ou dois computadores. À medida que a empresa vai crescendo e a quantidade de máquinas também crescem, há um importante fator que normalmente não é considerado: o aterramento.

O aterramento para os computadores vai além da proteção elétrica.

Não temos a intenção de abordar os detalhes técnicos da transmissão de energia e esse não seria o foco desta newsletter. Mas é muito importante que se tenha o mínimo de conhecimento do assunto para se ter certeza de que a instalação elétrica da empresa está correta.

O fornecimento mais comum, feito pela concessionaria, é de duas fases e um neutro. O fio fase conduz a energia de 127 ou 220 V. O neutro não fornece energia, ele funciona como retorno para fechar o circuito com o fio fase. O fio terra protege contra possíveis descargas de energia que, por algum motivo, possam atingir os equipamentos.

Normalmente, os computadores devem ser ligados aos três fios: O fase, o neutro e o terra.

Como os condutores elétricos (cabos elétricos) oferecem resistência na passagem da energia, há uma natural queda de tensão. Quando várias máquinas estão ligadas em um mesmo circuito, o que estiver mais distante do quadro de distribuição receberá uma tensão inferior a 127 V.

Quanto ao funcionamento dos computadores isso não será problema, pois a fonte chaveada do computador estabiliza a tensão. No entanto, os sinais elétricos de dados que trafegam entre as máquinas, poderão sofrer considerável perda.

Em uma empresa que tenha centenas de metros de cabos de dados, a grande extensão pode levar à atenuação do sinal por vários motivos. Além da resistência dos cabos, também irá interferir as diferenças de tensões dos equipamentos, entre outros motivos. Por essa razão, em momentos de pico de uso, algumas estações (máquinas) poderão não conseguir acessar o servidor, ou se comunicarem entre si.

Essa é uma forte razão para que haja o aterramento. O aterramento desvia para a terra, interferências e surtos elétricos que aparecem na rede elétrica. As fontes conseguem perceber esses sinais, porém elas precisam do fio terra para eliminá-los.

Isso nos leva a outro ponto importante na instalação da estrutura de TI: O fio terra dos computadores deve ser independente de outros aterramentos, pois lida com tensões muito menores.

Vale a penas pesquisar sobre o assunto e verificar se sua empresa está segura e se há algo que deve ser melhorado a esse respeito.

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Você sabia que...
O Boleto Pro pode ajudar a desejar Feliz Natal?Nesta época gosto sempre de lembrar a respeito do recurso que auxilia na confecção de lista para envio de cartões de Natal.

Creio que os usuários mais experientes do Boleto Pro até saibam como gerar uma lista para utilizar no envio de mensagem de Natal. No entanto, sempre é interessante lembrarmos do quão importante é essa ação de relações públicas.

Eu estava em um cliente que vendia produtos para marceneiros, como madeiras, puxadores para portas de guarda roupas, dobradiças, ferramentas, entre outros produtos.

Ele dizia que tinha alguns clientes que compravam com ele há muitos anos. A confiança era tanta que, ele parcelava por conta própria as compras desses clientes em cheques pré-datados. Dava algum trabalho a mais, mas valia a pena, afirmava ele.

Ele disse que gostaria de demostrar, de alguma forma, o apreço que tinha por esses clientes. Mas não sabia o que fazer, uma vez que, no decorrer de anos, eles chegaram a um número considerável.

Perguntei então, porque ele não enviava um cartão de Natal, uma vez que estávamos entrando na época natalina?

Ele achou a ideia interessante, mas disse que não seria possível enviar, pois não tinha, na verdade, nenhum cadastro desses clientes. Conhecia-os por irem frequentemente à sua loja. Quando esses clientes compravam, ele anotava o telefone no verso dos cheques, mais para o caso de ocorrer algo, coisa que nunca aconteceu, já que eram bons pagadores.

Pude constatar então, mais uma vez, o quão útil é o Boleto Pro para uma pequena empresa. Sugeri a ele o Boleto Pro. Demonstrei que o programa iria solucionar mais de um problema dele, tornaria o seu dia a dia muito mais prático e controlado.

Mostrei para ele que, para começar, poderia cadastrar os seus clientes, passando a ter então a informação que não tinha.

Poderia parcelar o valor em boletos em forma de carnê, o que dava à sua cobrança um aspecto mais profissional.

Iria poder substituir o controle dos cheques pré-datados por boletos. Teria total controle dos títulos no programa, ou seja, não teria mais aquele monte de cheque na gaveta. Teria ainda como emitir relatórios e saber o quanto receberia em cada dia.

O cliente dele, por sua vez, não precisaria mais gastar folhas de cheque e não seria mais necessário controlar se os cheques foram ou não compensados na conta.

Com o recurso de exportação do Boleto Pro, ele poderia criar um arquivo com os dados desses clientes e assim poderia preencher os envelopes dos cartões de natal de forma simples e com controle para saber qual foi feito e enviado.

Ele, com um sorriso bonachão no rosto, colocou as mãos com os punhos fechados na cintura e disse: "É, tai! Vou poder matar mais de um coelho com uma cajadada só. Mas quanto isso vai me custar?"

Sentei à sua mesa, entrei no site da Neo Interativa e mostrei a página do Boleto Pro onde há o valor do investimento necessário para adquirir a uma licença de uso do programa.

Espantado, ele me disse: "Ele faz tudo isso por apenas esse valor?"

Eu respondi que não, que o Boleto Pro fazia muito mais, eu só tinha dito a parte que resolveria os problemas dele.

Ele comprou na hora.

E você? Já pensou em preparar a sua lista de clientes para desejar boas festas?

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Sua empresa hoje
Gestão de empresaQuantos setores tem sua empresa? E quantos cargos?

Pode parecer simples e passa até despercebido, mas chegar a essa forma de administrar levou mais de um século.

Hoje quando vemos as grandes empresas divididas em setores e cargos, não nos damos conta de que quando surgiram as primeiras empresas na revolução industrial, há mais de um século, elas não nasceram organizadas dessa forma.

Quando o homem começou a produzir suas roupas, calçados, ferramentas, móveis (ainda rústicos), utensílios domésticos, etc, tudo era produzido de forma artesanal. Havia o mestre artesão e os aprendizes.

Com o surgimento do motor a vapor e das primeiras indústrias, todos os operários participavam de todas as etapas de produção. Ainda não havia divisão por setor, etapas de produção e cargos. Todos produziam o produto como um todo.

Homens como Frederick Winslow Taylor, Jules Henri Fayol, Max Weber, Henry Ford, entre outros, desenvolveram uma série de conhecimentos relacionados à gestão de empresas criando o que hoje conhecemos como setores da empresa e cargos.

Durante muitos anos, essas ideias foram sendo desenvolvidas e aperfeiçoadas.
Pode parecer simples, mas não é, tanto que, há muitas décadas, foi criado o curso de bacharelado de Administração de Empresa. Alguns chegam a chamar de Ciências da Administração. E de fato o é, pois envolve constantemente pesquisas, análises e muito conhecimento de diversas áreas do conhecimento.

Por não conhecerem a amplitude da Administração de Empresa, muitos empreendedores acreditam que podem administrar suas empresas, não importando o quanto elas cresçam. Isso não é possível.

Irei relatar uma de minhas experiências que ilustra muito bem esse fato.

A empresa tinha três sócios. Desenvolviam e produziam máquinas para determinados setores produtivos de indústrias.

Os projetos eram todos muito bons. A empresa vendia bem, mas tinha constantes problemas internos que acabavam por atingir de forma indireta o cliente.

Era pequena, tinha trinta funcionários. Aparentemente a empresa era organizada.

Não demorou muito para compreender onde estavam os gargalos da empresa.

A administração da empresa era feita pelos três sócios e duas moças.

Eram constantes, as reclamações por parte dos funcionários em relação a forma como essas moças os tratavam. Eles alegavam que elas eram ríspidas na forma de tratá-los.

Os três sócios não gostavam de se envolver com a administração. Eles se envolviam com a produção e com as vendas, o que de fato era o que eles conheciam.

Confiavam muito nas duas moças, principalmente em uma delas que era mais experiente. E ai estava o problema. As moças eram muito capazes, no entanto, era muita coisa para as duas controlarem, o que as estressava, fazendo com que elas tratassem mal os outros funcionários.

Elas cuidavam de faturamento, cobrança, compras, cadastro dos produtos comprados, recolhimento de impostos, toda a atividade de RH e outras atividades corriqueiras. O que as sobrecarregava, não só pela quantidade de serviço, mas pela variedade de atividades.

Os processos eram comprometidos, cheios de controles desnecessários, pois elas tinham medo de se perderem no meio de tanta informação.

As mesas delas eram abarrotadas de papel dos mais diversos tipos, como orçamentos, notas fiscais, boletos, recibos de pagamento de funcionário, pedidos de compra, tudo em cima da mesma mesa.

Por não terem experiência anterior em algumas áreas administrativas, adotavam práticas completamente erradas.

Apenas como exemplo do que quero dizer, elas cadastravam os produtos comprados pela empresa. Como produtora de maquinário, a empresa consumia muitos parafusos de diversos tipos. Elas cadastravam todos os parafusos no sistema de ERP da empresa como "parafuso" e, para diferenciar um do outro, colocavam parafuso e o nome do fornecedor, ou o nome da máquina em que ele era utilizado e assim por diante.

Tenho certeza de que, se o caro leitor conhece um pouco apenas de administração de matérias, já sentiu um "frio na espinha".

Como era de se esperar, o cadastro de produtos era uma confusão. Para piorar, o estoque era feito sem endereçamento. Os produtos comprados eram guardados no estoque, em prateleiras em qualquer espaço que estivesse vazio.

Todos dependiam de um rapaz que guardava os produtos no estoque. Por ter guardado, ele se lembrava onde estava cada um, mas isso ficava apenas na cabeça dele e não no sistema. Claro que, no dia em que ele faltava era um enorme problema.

A culpa não era das moças ou até mesmo do rapaz, pois eles não tinham experiência em administração de materiais ou logística. Essa não era a área de formação deles.

Foi necessário desenvolver um projeto de organograma e fluxograma para que a empresa pudesse ser gerida de forma organizada. Isso incluia contratar pessoal capacitado para cada setor e função e devolver essas moças às suas atividades às quais pertenciam de fato.

Os empreendedores e diretores devem estar atentos ao crescimento da empresa. Todos querem crescer e prosperar, mas o crescimento das vendas também traz o crescimento de todas as atividades da empresa.

Mesmo que todas as pessoas ligadas à administração fiquem dentro de uma mesma sala, deve estar clara a divisão de setores e atividades, mesmo que, no início, cada setor tenha apenas uma pessoa e uma mesma pessoa faça as atividades de mais de um setor.

Deve haver fluxogramas determinando como cada tarefa deve ser realizada para que haja uma padronização. Não se trata de burocratizar, engessando o profissional. Muito ao contrário, isso dará confiança para que ele saiba de que forma fazer, quando fazer e, se necessário, ir aperfeiçoando a forma de realizar a atividade.

Com o desenvolvimento da empresa, se houver a necessidade de contratar mais pessoas, já haverá a divisão de setor, cargo e os fluxogramas. Essas novas pessoas irão se adaptar facilmente. Todas as atividades serão feitas de forma organizada, independente de quantas pessoas houver na empresa.

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Agradecemos a sua preferência
Gostaríamos de agradecer a preferência por trabalhar com nossos produtos e aproveitamos a oportunidade para desejar-lhe ótimos negócios e muito sucesso.


Um grande abraço,


Neo Interativa – Precisão em Software
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